Меню
Информация
Сведения о структуре, людях, целях, оценке работы, времени, подрядчиках и т.п. информация должны быть хорошо организованы. Важно, чтобы все данные фиксировались
в информационной базе и были доступны для контроля.

Важно сохранять информацию правильно

В процессе работы накапливается определенное количество файлов, отчетов, смет, проектов и других электронных документов. Руководители и подчиненные часто хранят такие файлы на рабочем компьютере или на флэшках. Это неправильно.

Вся рабочая информация — это собственность Организации. Хранить ее необходимо организованно и упорядоченно в специальной информационной системе.

Подчиненные должны иметь доступ к файлам только на время работы в Организации. После увольнения подчиненных информация должна оставаться в Организации.

Руководители должны иметь полный доступ к файлам подчиненных и иметь возможность контролировать порядок в файлах.


Решение

Решить эти проблемы с AGM не сложно. Cмотрите, как мы это делаем.
Архив файлов
В этом разделе вы и ваши подчиненные можете хранить все свои рабочие файлы и документы в облаке. После увольнения подчиненного все файлы сохранятся, поскольку они привязаны к должности, а не к персоне.
Архив файлов персоны. Здесь руководители и подчиненные могут упорядочить рабочие файлы и документы. Все данные сохраняются в «облаке» AGM.

Удобный просмотр, папки и напоминания. Удобно просматривать документы, фото и URL-ссылки. Можно создавать папки и устанавливать напоминания.

Файлы подчиненных. Выберите подчиненного и вы сможете увидеть все его файлы.

Идеи
В этом разделе удобно сохранять идеи.
Идеи. Здесь можно сохранять свои заметки и черновики. Руководители имеют доступ к идеям подчиненных — это позволяет вести совместную работу над идеями.
Быстрое создание в веб. Нажмите на + в верхнем правом углу и запишите идею.
Создание идей в iPhone. Если вы создадите идею в приложении для iPhone, отсканируете документы или сделаете фото — эта информация моментально сохранится в разделе «Идеи».
Объединение идей. Перетаскивание одной идеи на другую приводит к объединению информации. Это удобно.
Действия с идеями. Идеи можно перетаскивать и группировать в папках. Из идеи можно сделать задачу или поручение. Идеи можно пересылать своим подчиненным и коллегам, установить напоминание или переместить в архив.

Плагин Сhrome
Плагин Chrome — это расширение, которое позволяет быстро сохранять URL-ссылки в подразделах «Идеи» и «Архив».
Установка за 10 секунд. Пройдите в «Настройки» AGM, найдите «Расширение для браузера Chrome» и установите плагин в браузер Сhrome.
Как сохранять страницы. Во время просмотра страницы нажмите на иконку плагина и укажите папку. Страница будет сохранена в AGM в разделе «Инфо». Это самый быстрый способ сохранить интересные ссылки или статьи.
Редактор AGM
Редактор AGM позволяет создавать интерактивные документы, внутри которых вы можете приложить любое количество файлов.
Создать документ просто. Нажмите «+ документ».

Прикладывать можно все. Включая документы, видео, изображения, URL–ссылки.

Документ будет сохранен в AGM. После сохранения документ будет сохранен в буфере файлов в архиве. Его можно прикрепить к любой задаче, переслать по почте или в чате.

Управление доступом
Руководители могут мгновенно ограничить доступ любого подчиненного к информации и коммуникациям в AGM.
Ограничить доступ в AGM. Руководитель может ограничить доступ подчиненного к информации. Уволенные подчиненные лишаются доступа автоматически.
Почему это важно
Увольнение любого подчиненного создает две проблемы руководителю и Организации.

Первая проблема: бывший подчиненный уносит информацию в персональных аккаунтах социальных сервисов, которые он использовал во время работы. Аккаунты в Gmail, Skype, Viber, Slack, Dropbox, Google Docx и т.п., как правило, всегда привязаны к личной почте человека и после увольнения у него остается доступ к истории в этих аккаунтах. Т.е. все файлы, которые он получал или отправлял в течение 2–3 лет остались у него.

Вторая проблема: после увольнения бывший подчиненный еще долгое время остается читателем переписки в корпоративных групповых чатах или получает информацию в почте, как участник групповой рассылки. Так происходит потому, что руководители могут не контролировать количество сервисов к которым у этого подчиненного был доступ.

Если подчиненный увольняется конфликтно или переметнулся на сторону ваших конкурентов, эти проблемы существенны.

Эта проблема решается, если вы применяете AGM. Все каналы коммуникации организованы под одним аккаунтом пользователя. Увольнение подчиненного в AGM приводит к тому, что подчиненный полностью лишается доступа к каналам коммуникаций и информации.
Подводим итоги
У каждого подчиненного есть место для хранения файлов и рабочих документов в облаке AGM.

У руководителей есть полный доступ к файлам подчиненных.

После увольнения подчиненного файлы не теряются, а переходят его преемнику.

Сохранять идеи легко и удобно.

Встроенный редактор AGM позволяет быстро создавать интерактивные отчеты и документы.

Информация о подрядчиках сохраняется и доступна руководителям.

У подчиненных есть доступ ко всем Положениям.

В разделе «Процедуры» доступны инструкции для важных рабочих ситуаций.

Увольнение подчиненного в AGM лишает его доступа к информации и каналам коммуникаций полностью.